Doppelte Datensätze entstehen immer wieder, und je länger sie bestehen, desto mehr Bezugsdatensätze zu verschiedenen Versionen sind vorhanden. FileMaker verfügt mit der Eingabe des Ausrufezeichens ('!') über ein Suchkürzel, um Dubletten zu finden. Dabei gibt das Datenbankprogramm jedoch Originale und Fälschungen heraus. Besser wäre es, nur die Dubletten zu finden und nicht die Originale. Voraussetzung dazu ist das Vorhandensein eines eindeutigen Primärschlüssels, wir nennen dies „ID-Feld“. Weiter ist eine Hilfsbeziehung erforderlich, die über das Feld führt, an dem Sie die Dubletten identifizieren wollen. Das Abgleichfeld kann bei einem Adressbestand beispielsweise die E-Mail-Adresse sein oder ein Formelfeld, welches aus verschiedenen anderen Feldinhalten zusammengesetzt wird, um Eindeutigkeit herzustellen respektive auf Dubletten hinzuweisen. Originale lassen sich daran erkennen, dass bei ihnen das ID-Feld identisch mit dem ID-Feld über die Hilfsbeziehung ist, weil bei Ansprache eines Feldes über eine Beziehung der älteste Datensatz stets als Erster genannt wird (falls nicht durch eine Sortierung der Beziehung etwas anderes bestimmt ist). Ein entsprechendes, neu in die Datenbank eingefügtes Formelfeld „Wenn ( ID Beziehung::ID ; 1 )“ markiert Dubletten mit einer Eins, und die entsprechenden Datensätze lassen sich künftig mit einer einfachen Suche direkt aufrufen.
Wir bedanken uns für diesen Tipp bei Dr. Jens Teich.